Verplichte invoering van e-facturatie
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via Peppol verplicht voor alle ondernemingen die facturen uitwisselen met andere Belgische bedrijven.
Deze maatregel maakt deel uit van de digitaliseringsstrategie van de overheid en heeft als doel facturatie efficiënter, veiliger en transparanter te maken.
Op deze pagina de veel gestelde vragen met antwoorden.
Waarom overstappen naar e-facturatie?
De voordelen zijn duidelijk:
- Snellere en veiligere uitwisseling van facturen
- Minder fouten door automatische verwerking
- Betere opvolging van betalingen en btw-regels
- Lagere administratieve kosten door verregaande automatisatie
- Betere controle dankzij ingebouwde validatieregels
- Minder risico op factuurfraude dankzij extra beveiligingslagen
- Voorbereiding op ViDA (VAT in the Digital Age), met real-time rapportering vanaf 2028
lagere administratieve last.
Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is het beveiligde Europese netwerk voor het uitwisselen van e-facturen.
Het zorgt voor:
- Veilige identificatie van verzender en ontvanger via een uniek Peppol-ID
- Compatibiliteit tussen verschillende softwarepakketten
- Een uniforme standaard voor bedrijven in heel Europa
De toegang tot het netwerk verloopt via erkende Peppol Access Points, die de verbinding en beveiligde uitwisseling garanderen.
Wat verandert er binnen onze sector?
Vanaf 1 januari 2026 zullen wij alle B2B-facturen via het Peppol-netwerk versturen.
Het is mogelijk dat je bij andere leveranciers reeds verschillende facturen per bestelling hebt ontvangen. Ook bij ons zal je per levering een e-factuur ontvangen.
Dankzij automatische verwerking, waar digitalisatie net op gericht is, vormt dit geen hinder meer en zijn periodieke verzamelfacturen niet langer nodig.
Belangrijk: dit heeft geen impact op jouw betaaltermijnen, ook wanneer hiervan werd afgeweken in de overeenkomst.
Om een correcte validatie te garanderen, kunnen bepaalde eenheidsprijzen tot 5 decimalen bevatten.
Moet je iets doen om e-facturen te kunnen ontvangen?
Waarschijnlijk ben je al bezig met e-facturatie, want vanaf 1 januari 2026 moet ook jij in Peppol-formaat facturen uitsturen.
Zo niet, dan is er nog slechts beperkte tijd om dit in orde te brengen.
Om facturen te kunnen ontvangen, moet je bedrijf:
- geregistreerd zijn bij een Peppol Access Point
- vindbaar zijn met een Peppol-ID
Kan je nu al e-facturen via Peppol ontvangen?
Je kan onmiddellijk
overstappen. Wij activeren dit zodra jij het aanvraagt.
Gebruik hiervoor de onderstaande link om ons finance-team te contacteren: e-mail voor facturatiemethode wijziging
mailto:finance.be@papyrus.com
Subject: Ik ben klaar voor Peppol e-factuur.
Wijzig mijn verzendmethode. Mijn klantnummer of mijn KBO nummer is:
Kan je nog papieren of pdf-facturen ontvangen na overschakeling?
Formeel: neen, er mag maar één juridisch correct factuurdocument bestaan.
Praktisch: je kan wel een pdf-weergave raadplegen:
• via jouw Papyrus webshopaccount
• via een viewer van jouw software¬leverancier
• via een Peppol-validator (meest volledige weergave)
Peppol-viewer toont niet alle gegevens?
Dat kan gebeuren.
Alle gegevens zijn aanwezig, anders zou de factuur niet gevalideerd worden.
Gebruik eventueel een andere viewer of neem contact op met je softwarepartner.
Wat is e-facturatie?
Een echte e-factuur is geen pdf of scan, maar een gestructureerd digitaal bestand (UBL-formaat) dat automatisch kan worden verwerkt door ERP- of boekhoudsoftware.
De factuur wordt dus digitaal verzonden, ontvangen én verwerkt, zonder manuele tussenkomst.
België volgt hierbij strikt de Europese EU16931-richtlijn, beter bekend als de Peppol-standaard, zonder bijkomende lokale extensies.
Wat is géén e-facturatie?
De volgende vormen voldoen niet aan de wettelijke vereisten:
- Een pdf-factuur per e-mail
- Een gescande papieren factuur
- Een niet-gestructureerde bijlage zonder EU16931-conforme opmaak
Kan je nog exact dezelfde factuurinhoud krijgen als op papier?
Niet volledig.
Papieren of pdf-facturen laten vrije opmaak toe, terwijl een e-factuur strikt gestandaardiseerd is volgens Europese regels.
Wij zorgen ervoor dat je vertrouwde informatie maximaal behouden blijft:
• Een duidelijke factuurstructuur
• Volledige dataweergave in de visuele factuurpresentatie
• Transparante communicatie bij eventuele wijzigingen of testfasen
Na de omschakeling ontvang je geen papier of pdf per e-mail meer, alleen een Peppol e-factuur.
Moet je nog iets aan ons doorgeven?
In principe niet.
Als bestaande klant beschikten wij al over minstens één van jouw (erkende) Peppol-ID’s, zoals:
• KBO-nummer
• Btw-nummer
• GLN-nummer (GS1)
Wij schakelen automatisch over naar e-facturatie via Peppol voor alle facturen vanaf 1 januari 2026.
BELANGRIJK!
Ben je niet aangesloten bij een Access Point op 1 januari 2026?
Dan kunnen wij geen facturen meer verzenden … en kan jij ze niet verwerken of tijdig betalen.
Voor een overzicht van gecertificeerde Belgische Access Points (BOSA): KLIK HIER
https://peppol.org/members/peppol-certified-service-providers/ (zoek op Belgium).
Neem contact op met jouw accountant, softwareleverancier of ERP-partner om dit te regelen.
Nog geen webshopaccount om je facturen te bekijken?
Dat lossen we meteen op!
Klik op de link hieronder en registreer je vandaag nog, zodat je altijd overzicht houdt over je facturen… én nog veel meer ontdekt.
Registreer hier: https://www.papyrus.com/nlBE/register
Contact
Ons team helpt je graag verder:
Email: finance.be@papyrus.com
+32 2 529 85 11 (rechtstreeks nummer Finance hier invullen)
Bedankt om samen met ons een vlotte overgang naar Peppol-facturatie mogelijk te maken!
Praktische info bij registratie op onze webshop
Je bent al klant bij Papyrus?
We herkennen je bedrijfsgegevens en het e-mailadres dat je gebruikt.
Gebruik je een gedeeld aankoopadres?
Kies in het tweede scherm de vierde optie om een persoonlijke login aan te maken.
Gebruik je een e-mailadres dat nog niet bij ons gekend is?
Voer dan je klantnummer in. Zo kunnen we je account sneller activeren.
Wachtwoord vergeten?
Klik op “Wachtwoord vergeten” in het inlogscherm. https://www.papyrus.com/nlBE/login
Loginnaam vergeten?
Klik op “Gebruikersnaam vergeten” om een herinneringsmail te ontvangen. https://www.papyrus.com/nlBE/login